Dawex Meeting Pass

Chaque réunion a un coût.
Faites que la vôtre rapporte.

Une formation courte pour cadrer, outiller et animer des réunions qui font vraiment avancer les projets — et qui redonnent du temps à tout le monde.

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coût annuel estimé des réunions chez Dawex, pour 50 personnes
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coût moyen par personne et par an passé en réunion
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de temps de réunion en moins grâce à un cadrage simple
Faites défiler pour commencer
Introduction

Pourquoi un Dawex Meeting Pass ?

Ce n'est pas une réforme de plus : c'est une manière commune de préparer, ouvrir, vivre et clore une réunion — pour que chacun se libère du temps et de l'énergie.

😩 Ce qu'on a tous connu

Des réunions inutiles ou interminables, mal préparées, où l'on ne sait pas pourquoi on est là, où l'on ne trouve pas sa place, et sans aucun suivi d'effets par la suite.

🎯 Objectifs pédagogiques

À la fin de ce module, vous saurez cadrer une réunion, choisir le bon format et le bon outil, et animer un atelier collaboratif engageant — même à distance.

Le Dawex Meeting Pass — pour des réunions plus courtes et plus efficientes, pour vous et pour Dawex.

1 M€ / an, 19 K€ par personne : bon ou mauvais signe ?

Le chiffre seul ne dit rien. Ce qui fait la différence, c'est ce que ce temps produit.

✅ Tout à fait acceptable si…

les réunions sont efficaces et qu'elles génèrent de la valeur. Un temps collectif investi qui produit des décisions, des alignements et de l'action est un temps bien dépensé — pas un coût à minimiser à tout prix.

⚠️ Devient problématique si…

une partie de ces réunions sont inutiles, et qu'en plus elles font baisser le niveau d'énergie des participants. C'est là que le 1 M€ devient un vrai coût plutôt qu'un investissement.

Hypothèse de calcul : 8 réunions de 30' à 2 personnes + 2 réunions de 30' à 4 personnes + 2 réunions de 30' à 8 personnes par mois, sur une base de 47 semaines.

Module 01

Cadrage des réunions

Une réunion est un point de connexion : elle fait circuler l'information dont chacun a besoin, et fait progresser tout le monde ensemble. Voici comment la cadrer, de l'ouverture à la clôture.

La typologie des réunions chez Dawex

≤ 15'Synchro rapide
≤ 15' — Synchro itérative, décisionnelle, daily
25–50' — Réunion projet, weekly, entretiens
50'+ — Talk Together, monthly équipe, idéation
⏱️ Réunion par défaut : 25 minutes max. Sauf besoin explicite d'un format plus long, c'est la durée à caler par défaut — même pour un sujet projet, une weekly ou un entretien.
💡 Bonne pratique — démarrez une réunion de plus de 25 minutes sur un horaire en XX:00 plutôt qu'en XX:30. Les réunions clients démarrent généralement à XX:00 : en calant les vôtres sur ce même rythme, elles sont plus faciles à caser dans les agendas de tous.

Les rôles à définir en début de réunion

Cliquez sur chaque rôle pour voir le détail. Bien sûr, cela concerne les réunions à plus de 2 personnes — à adapter en bonne intelligence selon le contexte et la taille du groupe.

Ces rôles tournent à chaque nouvelle réunion. Ce n'est jamais systématiquement la même personne qui partage son écran, qui prend les notes, ou qui anime : c'est un réflexe collectif à prendre, pas la charge d'une seule personne.

Owner

Cliquer pour détailler →

  • Fait avancer le sujet
  • S'engage sur un résultat
  • Garant des prochaines étapes : actions + acteurs + échéances
  • Garant du compte-rendu sur Slack

Scribe

Cliquer pour détailler →

  • Prend des notes synthétiques
  • Consigne les points actés, les décisions
  • Note les informations clés pour ceux qui n'étaient pas là

Animateur (optionnel)

Cliquer pour détailler →

  • Modère et distribue la parole
  • S'assure que tout le monde a pu s'exprimer
  • Gère le temps
🔄 Ça tourne, vraiment — la prochaine fois que vous êtes en réunion, demandez-vous : "qui a partagé son écran la dernière fois ? qui a pris les notes ?" Si c'est toujours la même personne, c'est le signal pour faire tourner les rôles dès la prochaine réunion.

L'inclusion

L'inclusion fait référence à la prise de contact avec les autres. Elle est cruciale dans le processus de constitution du groupe — en début et au cours de la réunion, en priorité portée par l'organisateur, mais tout le monde en est responsable.

Objectif : se connecter à l'ensemble du groupe, s'assurer que toutes les personnes sont présentes, définir les frontières du temps partagé.
Permet : l'engagement de chacun, se sentir reconnu, important, contributeur.

Donner du contexte en début de réunion

C'est une étape trop souvent sautée, alors qu'elle change tout : quelques phrases en ouverture pour resituer pourquoi on est là.

🧠 Donner du sens

Chacun comprend pourquoi ce sujet est traité maintenant.

🔭 La "big picture"

Resituer la réunion dans l'enjeu plus large du projet ou de l'équipe.

🎯 Comprendre l'enjeu

Ce qui se joue vraiment derrière la réunion.

🤝 Se sentir utile

Chaque participant comprend ce qu'il apporte au groupe.

🚀 Motiver

Donner l'envie de s'investir plutôt que de subir la réunion.

Adoptez de la position meta

Ce n'est pas un réflexe permanent, mais un exercice à pratiquer de temps en temps : s'habituer à prendre du recul pour observer comment le groupe fonctionne.

👁️ Observation

Observez comment le collectif fonctionne.

↕️ Vision globale

Posture hélicoptère : naviguer à différentes hauteurs.

📈 Amélioration

Position apprenante — constater les améliorations possibles.

Entraînez-vous ! Partagez avec les autres !

Posture en réunion

📷 Caméra alluméeRespect & connexion
🎧 Pas de distractionSans Slack ni emails en parallèle
🙋 Inclure les retardatairesOn resitue en 10 secondes
🤐 Ne pas couper la paroleChacun son tour
🗣️ Donner son avisMême négatif, sans attaquer
🙌 Intervenez, engagez-vousVotre silence a un coût aussi
🧍 Posture non verbaleElle en dit autant que vos mots
💬 Oser s'exprimerPour éviter la perte de valeur & la frustration
🎁 Au bénéfice du groupeProjet et objectifs communs avant tout

L'internal thinking process — 2 minutes top chrono

Avant de démarrer le vif du sujet, laissez 2 minutes à chacun pour se centrer, réfléchir à la place qu'il souhaite prendre, et déterminer ce qu'il veut dire ou obtenir — dans un état d'esprit ouvert.

🧘 Ce que ça permet à chaque participant

Se centrer, réfléchir à la place qu'il souhaite prendre, déterminer ce qu'il veut dire ou obtenir, se mettre dans un état d'esprit ouvert.

📊 Bénéfice mesuré en interne

Jusqu'à -30% de temps passé en réunion, pour des échanges deux fois plus efficaces.

👉 À vous de jouer — proposez ces 2 minutes dès votre prochaine réunion. C'est simple à tester, et l'effet se ressent dès le premier essai.

Votre check-list, avant / pendant / après

Votre aide-mémoire personnel pour vos prochaines réunions.

Le déroulé d'une bonne réunion

Votre aide-mémoire, de la préparation jusqu'à la diffusion du compte-rendu.

1. Avant — préparez votre réunion planning

Définissez la durée selon la typologie de réunion
Titre clair + lien Gmeet, complété sur Slack si besoin
Préparez le matériel si vous utilisez Miro / Figma

2. Ouverture — conditions optimales kick-off

Caméra allumée & moment d'inclusion
Rôles distribués : owner, scribe, animateur
Contexte et enjeu présentés à tous
2 minutes d'internal thinking process

3. Pendant — faites vivre votre réunion live

Validez que tout le monde a pu s'exprimer
Prenez soin de votre posture et de votre écoute
Notes de synthèse et actions claires (sujet + acteur + date)

4. Après — synthèse et diffusion follow-up

Objectif : créer de l'action vers la prochaine réunion et s'assurer que tous les participants sont alignés
Support : Slack pour un point ponctuel, Confluence/Notion pour un suivi weekly ou projet, Jira pour un sujet technique
Diffusion & suivi : envoyée à tous les participants pour validation, avec un suivi systématique sur le sujet traité
Garant de la culture collaborative — intervenez si la réunion ne se déroule pas dans de bonnes conditions. Nous sommes tous responsables de la qualité de nos réunions.
Module 02

Nos outils au quotidien

Le bon outil au bon moment : pour organiser, animer, documenter et suivre — sans multiplier les sources d'information.

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Google Calendar

Indiquez vos disponibilités et vos indisponibilités pour que le planning collectif reste fiable pour tous.

📄 Page Confluence — Google Calendar
GM

Google Meet

Créez une réunion depuis Google Calendar, la version bureau, ou directement depuis Slack.

📄 Page Confluence — Google Meet
Mi

Miro

Le tableau blanc pour échanger des idées, animer un brainstorming, un débriefing, ou animer un atelier client. Aussi utile pour mettre à plat des process ou des workflows métier/produit, ou faire du mindmapping.

📄 Page Confluence — Miro
Co

Confluence

Templates de meeting notes, actions horodatées (sujet + acteur + date), macro de décisions, et rappels automatiques sur les tâches en retard.

📄 Page Confluence — Meeting notes
Fi

Figma — à compléter

Pour designer, aligner et faire converger design et développement, et recueillir le feedback des équipes sur les maquettes.

No

Notion — à compléter

Un usage à documenter ensemble prochainement — n'hésitez pas à partager vos pratiques pour enrichir cette fiche.

Astuce — convertissez une action Confluence en carte Jira pour un suivi opérationnel plus précis sur les sujets techniques.
🎨 Templates sur-mesure — au-delà du template de meeting notes par défaut, vous pouvez créer vos propres templates Confluence personnalisés pour vos besoins spécifiques. Rapprochez-vous d'un administrateur Confluence pour vous accompagner.

Réunions en remote : tips et outils

Cinq réflexes pour que le travail à distance reste fluide, du brainstorming au suivi des actions.

🧠

Penser visuellement

Miro pour échanger des idées, brainstormer, débriefer ou animer des réunions internes ou clients. Figma pour designer, aligner et recueillir du feedback sur les maquettes.

📤

Partager le contenu

Google Drive pour partager des documents en interne comme en externe, avec des clients ou partenaires. Confluence, en usage interne uniquement, centralise la documentation produit, les notes de réunion, les process d'équipe.

🗓️

S'organiser

Invitations via Google Calendar, notes de réunion sur Confluence, suivi des actions sur Jira — du développement produit au marketing.

🎥

Communiquer en temps réel

Grâce à Google Meet : voir et entendre tout le monde clairement pour les 1:1, daylies, brainstormings, ateliers clients, synchronisations entre équipes.

💬

Communication asynchrone

Slack, en interne uniquement, pour échanger sur les sujets, travailler et collaborer entre équipes. Gmail pour les échanges externes (clients, partenaires).

📄 Page Confluence — Animation d'ateliers avec du remote
Module 03

Animer un atelier

Trois méthodes flash pour créer de l'intelligence collective : faire émerger des idées nouvelles, engager tout le monde activement, avec des formats courts à impact immédiat.

1-2-4-All
World Café
Les 14 façons d'échouer

Travaillez une question en 4 temps, du plus individuel au plus collectif. Timing donné à titre d'exemple, à ajuster selon votre contexte.

1 2 4 Tous
ÉTAPE 1 · 10'
Réflexion individuelle

Chacun réfléchit seul à la question posée.

ÉTAPE 2 · 2×5'
Échanges en binômes

On partage ce qui est ressorti ; l'autre est en écoute active.

ÉTAPE 3 · 12'
Partage à 4

Chacun présente ce que lui a dit son binôme, pour en extraire le meilleur.

ÉTAPE 4 · variable
Partage collectif

Chaque groupe partage aux autres, puis échanges finaux.

Exemple avec 12 personnes : découpez votre sujet en 3 questions, une par table. Les participants tournent de table en table pour compléter les idées des uns avec celles des autres.

12 personnes Table 1 Question 1 Table 2 Question 2 Table 3 Question 3
Un sujet, trois angles

Découpez votre sujet en 3 questions complémentaires, une par table, débattues par des groupes de 4 à 5 personnes.

Une personne fixe

Une personne reste à chaque table pour faire le lien entre les groupes qui se succèdent.

Les idées s'enrichissent

À chaque rotation, les nouveaux arrivants complètent les idées déjà posées par le groupe précédent.

Le rythme des rotations — cette consigne de temps s'applique à l'ensemble des 3 tables, pas à une table en particulier : un premier round de 10 minutes, puis les groupes tournent pour un deuxième round de 8 minutes, puis un troisième de 6 minutes. Le temps se resserre car les idées circulent déjà entre les groupes.

Une méthode contre-intuitive et redoutablement efficace pour faire émerger les vrais points de vigilance d'un projet.

😩
Comment échouer ?
on énumère les pièges
🔁 on retourne l'idée
✅
Comment réussir ?
on obtient des actions
ÉTAPE 1
Sous-groupes

Répartir le groupe en équipes de 3, 4 ou 5 personnes.

ÉTAPE 2
Retourner la question

Les faire réfléchir à la meilleure manière d'échouer dans ce qu'ils souhaitent réussir.

ÉTAPE 3
Partager & retourner

Partager, débattre, puis retourner chaque idée en action positive.

Exemple concret — la question « Comment augmenter la satisfaction client ? » devient : « Quelles sont les 14 meilleures façons de diminuer la satisfaction client ? »

Les règles d'un bon brainstorming

L'objectif n'est pas d'avoir une idée parfaite, mais d'avoir beaucoup d'idées, de collaborer et d'être ouvert à des solutions originales. La seule façon d'obtenir de bonnes idées est d'en avoir.

🚫 Pas de jugementExprimez librement, sans crainte de critique
💡 Idées follesElles brisent les contraintes et provoquent des sauts créatifs
🙂 Soyez positif"Et" plutôt que "mais", pour construire sur les idées
🎯 Restez concentréGardez le cap sur l'objectif de la session
🎙️ Une voix à la foisL'écoute active laisse émerger les idées
✏️ Soyez visuelPost-its et dessins transmettent plus vite
💡 Visez la quantité — générez un maximum d'idées rapidement, puis seulement ensuite sélectionnez et développez les meilleures. Ne filtrez jamais pendant la phase de génération : le tri et la critique viennent après, jamais pendant.

Ice breaker

Proposez un ice-breaker à vos participants pour qu'ils prennent en main un outil, ou pour mettre en énergie tout le monde !

🖱️ Prise en main de Miro

Proposez aux participants de poser un post-it dans une zone dédiée pour exprimer leur état du jour : 3 zones (motivé, tout va bien, fatigué), leur prénom. Objectif : créer, déplacer et écrire dans un post-it.

⚡ Mise en énergie

Dessinez le projet ou l'entreprise en 5 post-its : utilisez des emojis ou dessinez, imaginez un message pour des extra-terrestres 👽. Idéal pour stimuler la créativité du groupe.

💡 Plein d'idées d'ice breaker sont listées sur le site de Miro.

Ateliers en remote : quelques tips

« Si une seule personne n'est pas dans la salle, alors personne n'est vraiment dans la salle. » — Dave Malouf, designer et fondateur de l'IxDA

Quelle configuration ? Équipes séparées : hybrides, full remote.

📅 Préparez votre atelier

Donnez des infos avant, faites préparer, organisez des sous-groupes. Validez l'accessibilité pour tous. Ayez un objectif clair, définissez les rôles à l'avance. Time-boxez, et découpez.

👥 Pendant l'atelier

Tous en remote, pas de notifications. Accompagnez la prise en main des outils. Partagez à tous de la même façon. Communication verbale et non-verbale : bonne qualité audio, voyez-vous, répartissez la parole.

Comment rendre un atelier plus efficace ?

Définir le format de votre atelier, tester, et définir les rôles de chacun.

👥 Qui participe ?

Distinguez les participants actifs, ceux informés, et ceux porteurs d'actions.

💡 Moins de participants = plus de succès sur les sujets complexes avec un agenda ambitieux.

⏱️ Time-boxer

Dès le début, partagez un agenda timé et utilisez un timer visible de tous. Restez souple sur les sujets importants pour ne pas casser la créativité, mais recentrez le débat s'il s'éloigne de l'objectif. Anticipez ce qui pourra ne pas être traité en cas de débordement, et prévoyez des pauses annoncées dès le début.

🧪 Testez d'abord

Quand tester ? La 1ère fois que vous animez un atelier, ou la 1ère fois pour un type d'atelier récurrent. Faites un pilote avec un groupe restreint, bienveillant et prêt à faire des retours. Objectif : ajuster et améliorer.

✂️ Découpez

Exemple : [Asynchrone/Ensemble] idéation → [Asynchrone] regroupement d'idées → [Ensemble] échange, discussion & actions. Vous aurez l'impression que cela prend plus de temps, mais le résultat sera surtout plus qualitatif.

🌊 Et si la réunion dérive ? Ce n'est pas forcément un problème — cela peut être le signe qu'un sujet mérite vraiment d'être creusé. Le réflexe à avoir : le nommer à voix haute, et redécider ensemble (avec le groupe, ou avec les responsables de l'objectif) si l'on poursuit sur ce nouveau sujet, ou si l'on reste sur l'objectif initial. Si vous choisissez de rester sur l'objectif initial, rassurez le groupe : engagez-vous à caler un autre temps dédié pour traiter ce sujet qui a émergé, pour qu'il ne se perde pas.
💡 Tips sous-groupes — prévoir du temps de restitution + un buffer pour la répartition et la rotation.
⏳ Faire des sous-groupes implique une gestion du temps plus fine. Prévoyez du temps de restitution du travail en sous-groupe, et un buffer pour tenir compte du temps nécessaire à la répartition en sous-groupe (début et fin) et pour passer d'un participant à l'autre.
Module 04

Validation des acquis

11 questions pour vérifier que les réflexes du Meeting Pass sont bien ancrés. Une seule bonne réponse par question.

0/11

ROTI — Return On Time Invested

À utiliser en fin de vos propres réunions : demandez à chacun de voter à main levée. Essayez ici pour cette formation !

☝️Inutile
✌️À peine utile
🤟Utile
🖖Bonne utilisation
🖐️Excellente utilisation